Cómo entender tu flujo de caja sin ser contador
«Cuando se habla de administrar financieramente un negocio, a muchos se les olvida que todo comienza con el desorden», menciona Roxana Girón, coordinadora de programas de la Escuela LID de FUSAI, un programa que ha formado a más de 2,000 empresarios MYPE. Agrega: «Es común que muchos empresarios cuando van iniciando no lleven un control adecuado sobre los ingresos y salidas de dinero que tienen en sus negocios y no saben si al final del mes terminan ganando o perdiendo».
Esta realidad se evidencia en el Informe de Dinámica Empresarial del Observatorio MYPE, donde se revela que tres de cada diez empresarios identifican la gestión financiera como su mayor obstáculo. Esto equivale a más de 200,000 empresarios MYPE que no logran llevar un buen control de sus ingresos, gastos, inversiones y otros costos operativos.
Pensar en administración financiera puede parecer complejo, pero hay una pregunta clave que marca la diferencia: ¿entiendes tu flujo de caja?
¿Qué es el flujo de caja (y por qué importa tanto)?
El flujo de caja es, en palabras simples, la diferencia entre lo que entra y lo que sale de dinero en tu empresa. Las entradas son como ventas, cobros de clientes o préstamos; las salidas son como compras, pagos, sueldos, alquileres o cuotas.
Cuando el flujo de caja es positivo, puedes operar con tranquilidad. Cuando es negativo, entras en riesgo de no pagar a tiempo, endeudarte mal o incluso cerrar operaciones.
Conocer tu flujo de caja no requiere ser contador, pero sí es fundamental mantener un orden. Como comenta Roxana Girón, coordinadora de programas y coach empresarial de la Escuela LID: «Controlar tu flujo de caja no es llevar una contabilidad compleja. Es anotar, revisar y tomar decisiones simples pero estratégicas. Es saber con qué cuentas hoy y qué compromisos tienes mañana».
Cómo empezar a controlar tu flujo de caja (sin volverse loco)
Hay formas básicas de llevar tu flujo de caja, se puede llevar con papel y lápiz o con una hoja de Excel. Lo importante es empezar con lo que entiendes y puedes mantener actualizado.
Papel y lápiz: lo básico, pero efectivo
Una libreta dividida en dos columnas: entradas y salidas. Anota día a día cuánto vendiste y cuánto gastaste. Al final de la semana, haz la suma de cada lado y pregúntate: ¿Entró más de lo que salió? Bien. ¿Salió más? Hay que revisar.
Hoja de Excel: el paso siguiente
Puedes crear una tabla con fechas, categorías (ventas, compras, servicios, etc.) y totales semanales. Excel te permite ver tendencias: si hay semanas con gastos descontrolados o meses de baja venta. Un consejo útil para un mejor control es resaltar en rojo los días con flujo negativo. Visualizarlo te ayudará a actuar. "En los primeros pasos no es tan importante usar tecnología de punta", aclara Roxana Girón. "Lo importante es tener un hábito diario de registrar y revisar. Ese es el verdadero cambio".
Errores comunes al llevar el flujo de caja (y cómo evitarlos)
Llevar el control del flujo de caja puede parecer sencillo, pero al comenzar, muchas MYPE cometen errores que terminan distorsionando su verdadera situación financiera.
– Mezclar los gastos personales con los del negocio
Sacar dinero de la caja para pagar la comida en casa, cargar gasolina o cubrir un gasto de salud, sin anotarlo correctamente, puede generar un falso balance.
Roxana Girón lo resume así: «Aunque uses la misma cuenta bancaria, es importante saber qué dinero corresponde al negocio y qué es personal. Si no puedes separarlas en la vida, al menos sepáralas en el cuaderno. Esa claridad evita que tomes decisiones equivocadas».
– Olvidar los pequeños gastos del día a día
El agua embotellada para el local, el almuerzo del equipo, las fotocopias o incluso los viáticos pueden parecer montos menores, pero cuando no se registran, se convierten en fugas silenciosas. Con el tiempo, suman más de lo que parece.
– No tener una planificación para el futuro
Muchos empresarios registran únicamente lo que ya sucedió, pero no anotan compromisos por venir como cuotas de préstamos, pagos de sueldos o compras programadas. Sin esa previsión, es fácil caer en baches de liquidez o sobregirar el presupuesto del mes.
Roxana recomienda: «No se trata solo de anotar lo que pasó, sino de planificar lo que viene. Un buen flujo de caja se construye sumando los detalles diarios y anticipando los pagos grandes. Eso te da el control real».
– Revisar solo «cuando hay tiempo»
Finalmente, uno de los errores más críticos es revisar el flujo de caja solo «cuando hay tiempo». La revisión debe convertirse en hábito diario o, al menos, semanal. Roxana comenta:
Un paso a la vez, pero con control y consistencia
Llevar bien el flujo de caja no solo ayuda a sobrevivir. También te da la base para tomar decisiones: ¿Puedo contratar a alguien más? ¿Puedo invertir en una nueva herramienta? ¿Estoy vendiendo, pero gastando demasiado? Tener un control sobre esto es un paso crucial que permitirá tener una administración financiera sólida.
Es también un requisito si algún día quieres acceder a un crédito formal. Como lo explica el Informe del Observatorio MYPE, muchos empresarios quedan fuera de la banca no porque su negocio sea malo, sino porque no pueden demostrar su flujo de dinero.
No necesitas ser contador ni tener una app sofisticada para entender tus finanzas. Solo necesitas tomar el control con lo que tienes hoy, ser constante y usar esa información para decidir mejor.
Como lo resume Roxana Girón: «Una empresa que conoce su flujo de caja, es una empresa que puede resistir, crecer y soñar. Lo importante no es tener grandes ingresos, sino saber cómo se mueven y a dónde van».
